Sugerencia de proceso para la ejecución de lo estipulado en la ciurcualr 19 - matriculados entre dic. 29 de 2010 y febrero 28 de 2011.
Confecámaras como parte del proceso de apoyo tecnológico y procedimental para las Cámaras de Comercio que utilizan su sistema de información, ha definido el siguiente proceso que podrá ser adoptado por las Cámaras de Comercio, si así lo estiman conveniente para implementar la devolución de dineros a los comerciantes que se hubieren matriculado entre el 29 de diciembre de 2010 y el 28 de febrero del 2011 y que siendo pequeñas empresas deseen acojerse a los beneficios de la ley 1429. Obviamente siempre y cuando no estén en ninguno de los prespuestos establecidos en el artículo 48 de la citada Ley ni en las excepciones indicadas en el artículo 6 del decreto 545 de 2011.
Proceso Técnico - Prerequisitos
1.- Para implementar este proceso es indispensable tener el SII y el SIREP actualizados a la versión 2011.09.30. (Ver el aparte de actualizaciones). Esta actualización será realizada por el grupo de sistemas de Confecámaras los días 10 y 11 de octubre.
2.- Ejecutar el proceso RMP0192 en SIREP. Este proceso genera los archivos necesarios para verificar que matrículas son suceptibles de acogerse a lo indicado en la circular 19 de la SIC.
3.- Filtrar la información generada por el programa RMP0192 excluyendio de la relación que allí se muestra (que es la totalidad de los matriculados entre el 29 de diciembre de 2010 y el 28 de febrero de 2011) aquellos que estén incursos en alguna de las causales de no beneficio contempladas en los artículos 48 de la Ley 1429 y/o en el artículo 6 del decreto 545.
Proceso Operativo
1.- Las Cámaras de Comercio tienen hasta noviembre 30 de 2011, de acuerdo con lo estipulado en las Circulares 19 y 21 de la SIC para informar a los comerciantes que se huvieren magtriculado entre el 29 de diciembre de 2010 y el 28 de febrero de 2011, que pueden aceder a los beneficios de la Ley 1429, particularmente a los beneficios del artículo 7. En este sentido y tomando como base el resultado del informe RMP0192 las Cámaras de Comercio deberán enviar una comunicación a los comerciante a su última dirección conocida. Al respecto de este punto ponemos a su consideración la siguiente comunicación (Se tomó como base la comunicación enviada por la Cámara de Comercio de Bogota). Descargar modelo carta. En este modelo explicamos el procedimiento planteado, por favor leerlo con detenimiento.
2.- El usuario que desee hacer una solicitud deberá ingresar al SII de la Cámara de Comercio y en "Opciones públicas" --> "Operaciones", seleccionar "Actualización Circular 19". Allí el sistema le solicita 5 datos a saber: a.) Matrícula, b.) Nit; c.) Número de identificación del comerciante y/o del representante legal; d.) Número total de empleados; e.) Correo electrónico a donde desea recibir las notificaciones. El sistema valida que dicha matrícula cumpla con los requerimientos mínimos para acceder a los beneficios de la ley 1429. (por esto es muy importante ejecutar primero el proceso RMP0192). Si la solicitud procede, el sistema le permite al usuario imprimir los documentos que debe anexar a la solicitud como son: a.) Formulario del registro mercantil diligenciado (se toman los mismos datos de la matrícula y solo se actualiza el campo número de empleados que se digita en la solicitud), el sistema no permite que el usuario modifique ningún dato de dicho formulario; b.) Solicitud de reintegro de dinero (modelo para persona natural, modelo para persona jurídica); c.) Certificación bajo la gravedad del juramento que cumple con todos los requisitos para ser beneficiario de la Ley 1429 (modelo para persona natural, modelo para persona jurídica). El usuario diligencia los formatos y los firma.
Como puede apreciarse en los formatos de solicitud de reintegro hemos habilitado la opción para que el cliente nos indique en que cuenta desea recibir la consignación de estos recursos, tenga en cuenta que es preferible y más económico hacer transferencias electrónicas que girar cheques y es mucho menos peligroso que manejar efectivo en las devoluciones. Además en caso de seleccionar la opción de transferencia electrónica evitamos que el cliente deba desplazarse hasta la Cámara de Comercio y haga presentación de su documento de identidad (para prevenir que el dinero o cheque le sea entregado a la persona que no es).
3. El usuario debe radicar los tres (3) documentos en las oficinas de la Cámara de Comercio. El operador o cajero que atienda al cliente deberá validar que los tres formatos estén correctamente diligenciados y firmados antes de recibirlos. Si la documentación es correcta, el cajero por la opción "Módulo de Registros" --> "Gestión de caja", selecciona la opción "Radicar Solicitud Circular 19". En esta opción el operador o cajero indica el número de la matrícula, el sistema valida que si sea una matrícula preseleccionada y que no haya sido previamente radicada. Si la solicitud es radicable, se genera un mensaje de correo electrónico al correo del comerciante así como un correo al abogado asignado para estudiar estos casos. A partir de dicha notificación comienzan a correr los 30 días para dar respuesta de aceptación o rechazo a la solicitud.
4.- Las imágenes que forman parte del trámite deberán ser escaneadas y asociadas con el expediente. de tal manera que el abogado que estudie la solicitud tenga todas las herramientas disponibles para la consulta. La solicitud radicada queda identificada con un número de trámite (código de barras) que igualmente queda en SIREP activado y pendiente de estudio. El código de barras queda asignado al abogado que se hubiere indicado en la paremtrización que es la persona encargada de revisar estos casos.
5.- El abogado encargado de estudiar tendrá en su menú: "Módulo de registro" --> "Abogados", la opción "Estudio solicitudes circular 19". En esta opción aparecen la totalidad de las solicitudes radicadas. El abogado encargado de gestionar este proceso entrará a estudiar cada caso, verificar que la documentación esté anexa y completa y que los soportes del proceso de matrícula estén bajo las condiciones requeridas. Igualmente deberá verificar que el comerciante no esté incurso en las circunstancias que lo hagan no beneficiario. Como resultado del estudio, si la solicitud es aprobada, deberá indicarle al sistema el valor a devolver; si la solicitud es rechazada, deberá indicar la causales de rechazo. En cualquiera de los dos casos el sistema genera un correo de notificación al email del comerciante indicándole los pasos a seguir (si fue aprobada) y/o las causales de rechazo en caso contrario. Igualmnente en caso de aprobación le envía un correo electrónico al funcionario encargado en el área de tesorería / contabilidad para que gestione los desembolsos. Sea que la solicitud esté aprobada o rechazada, el código de barras anexo a la solicitud es marcado como archivado. Si la solicitud es aprobada, el correo que se le envía al cliente le indicará que en 72 horas puede acercarse a las oficinas de la Cámara de Comercio para reclamar su dinero o para que le entreguen el cheque correspondiente.
6.- El funcionario encargado de tramitar las devolución de dinero (normalmente alguién del área administrativa), sea que estás se paguen en efectivo, se giren cheques o se haga transferencia electrónica, tendrá una opción que le permitirá ir marcando aquellas aprobaciones que vaya evacuando. Esta opción será encontrada en "Movimientos" --> "Tesorería" bajo el título "Pago aprobaciones Circular 19". Al ingresar a esta opción podrá seleccionar el registro a "pagar", al editarlo el sistema le solicitará indique tres datos: a.) Forma de pago; b.) Número del cheque o transferencia y c.) Fecha del pago. Tan pronto el pago es confirmado, al comerciante se le envía una notificación informándole que el pago ya se hizo y/o está listo para que sea reclamado en las oficinas de la Cámara de Comercio. La personalización del mensaje a enviar dependerá de la forma de pago seleccionada. Por ejemplo:
a.- Si se paga en efectivo, el funcionario encargado de registrar el pago lo marcará en el momento en que se le entregue el dinero al cliente. En este caso el email enviado informará que le fue entregado el dinero al usuario.
b.- Si se paga con cheque, el funcionario encargado de registrar el pago lo marcará en el momento en que el cheque sea girado y firmado. Por lo tanto, el correo que se le enviará al cliente es informándole que su cheque está listo para ser recogido en las oficinas de tesorería de la Cámara de Comercio.
c.- Si se paga por transferencia electrónica, el funcionario encargado de registrar el pago lo marcará tan pronto la transferencia electrónica se hubiere confirmado. Por lo tanto el correo que se le enviará al cliente es informándole que se ha realizado la transferencia correspondiente a la cuenta que indicó en su solicitud de devolución de dineros.
7.- Si la forma de pago es efectivo o cheque, el cliente deberá acercarse a las oficinas de la Cámara de Comercio, específicamente al área administrativa y preguntar a la recepcionista a donde se debe dirigir para reclamar dineros de devolución de Ley 1429. Es importante entonces que se capacite al personal de atención al público acerca de este procedimiento. Es recomendable que haya presentación del documento de identidad en original y que este corresponda con el documento de la persona que firmó las solicitudes y la certificación. La Cámara de Comercio organizará de la mejor manera esta situación.
8.- A través del sii en la tabla "mreg_solicitudes_circular19" podremos conocer que solicitudes se han hecho, cuales se han radicado, cuales de estas han sido aprobadas y/o rechazadas y finalmente cuales han sido pagadas.
Jueves, 22 de Septiembre de 2011 23:57
Última actualización el Lunes, 21 de Noviembre de 2011 15:21
Escrito por Administrator